Fonctionnalités disponibles

La première fonctionnalité d'une GED est d’acquérir tous types de documents papiers ou électroniques : courriers entrants, bons de commande, factures fournisseurs, procédures qualité, emails, fax, normes ou référentiels, base de connaissances. Afin de simplifier cette tâche DIP Systèmes propose une multitude de fonctionnalités :

• Numérisation en masse grâce au module de pilotage de scanners,
• Option de traitement d’image (détection et suppression des pages blanches, redressement de l’image, nettoiement de l’image (taches, bandes, lignes), ajout de texte dans l’image, rotation de l’image zoom),
• Import des flux électroniques (fax, email, base de données, flux EDI, XML, CSV, PDF),
• Connecteur MS SharePoint permettant la synchronisation entre une ou plusieurs base(s) eDip et une ou plusieurs bibliothèque(s) MS SharePoint,
• Connecteur application externe : permet à la GED de se connecter à n’importe quel autre outil informatique (ERP, CRM, BDD…) pour récupérer des données qui seront utilisées pour compléter l’indexation.

Selon votre besoin, un ou plusieurs de ces outils peuvent être mis en oeuvre pour optimiser la collecte de vos informations.

Le moteur de recherche eDip supporte en standard différents formats de fichiers :

• Des fichiers bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Open Office, textes, PDF texte ou OCRisés),
• Des images (tiff, jpg, png, bmp, gif, raw),
• Des fichiers audios et vidéos (mpeg, avi),
• Des plans (autocad), des fichiers compressés (zip, rar), XML.

La puissance du moteur eDip vous offre la possibilité de gérer vos différentes typologies de documents grâce à des formulaires de saisie adaptés au besoins de description. Cette méthode peut également offrir des souplesses complémentaires dans le cadre d’un découpage de l’information en base(s)/sous base(s).

Une fois le document au format numérique, la deuxième étape d’un processus documentaire se situe au niveau du classement de l’information à des fins de gestion : durée de vie, processus de validation, recherche, archivage.

DIP Systèmes propose plusieurs outils permettant d’automatiser la capture d’information à des fins de classement :

• Indexation automatique des documents à partir de MS Word,
• Enregistrement automatique de mails à partir d’une adresse spécifique avec indexation automatique : expéditeur, destinataire, date, objet, métadonnées, documents,
• Indexation automatique par lecture de code à barre, OCR plein texte,
• Indexation par lecture automatique de zones prédéfinies (LAD/RAD) : si la structure des documents est connue (documents dits « sortants ») le module ABBYY a la capacité de « lire » directement certaines zones et d’utiliser leur contenu comme information de classement du document.

Au niveau de l’interface d’indexation elle-même, des outils complémentaires peuvent être proposés afin de faciliter le travail de description des gestionnaires :

• Assistant d’indexation (dictionnaires, listes hiérarchiques, thésaurus,…),
• Saisie enchainée avec fonction de recopie des champs,
• Indexation manuelle (ou vidéocodage): les index sont saisis à l’écran après lecture dans l’image numérisée du document.

C’est la fonction « reine » de toute GED; il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’être en capacité d’accéder des documents en rapport avec ce document initial. C’est la raison pour laquelle l’indexation a été consentie à l’étape précédente.

DIP Systèmes offre de multiples possibilités de recherche, permettant d’accéder simplement et en un minimum de clics à l’information recherchée :

• Recherche multicritères (index de classements, métadonnées système),
• Recherche plein texte,
• Recherche sous la forme d’un plan de classement.

Afin de proposer des interfaces adaptées, il est possible de mettre en place autant de masque de recherche que souhaité accessible ou non en fonction des profils des utilisateurs. Les vues de recherche offrent la possibilité d’intégrer des assistants/aides à la recherche tels que :

• Les dictionnaires : il s’agit d’un index des valeurs utilisées à la saisie et présentant le nombre d’occurrences de chacune de ces valeurs dans la base,
• Les listes déroulantes pour les champs présentant peu de choix,
• Le thésaurus,
• Les calendriers pour les recherches sur les champs de type date,
• L’auto-complétion (proposition de terme),
• Les cases à cocher et/ou boutons radio.

L’utilisateur peut également choisir ses opérateurs booléens pour composer ses requêtes. Il dispose selon le paramétrage proposé de :

• Opérateur booléen inter-champ, permettant à l’utilisateur, quand il interroge plusieurs champs, de spécifier si l’opérateur utilisé pour combiner les champs entre eux est l’opérateur booléen ET (opérateur proposé par défaut) ou l’opérateur OU,
• Opérateur booléen intra-champ, permettant à l’utilisateur quand il saisit plusieurs valeurs dans un même champ de spécifier l’opérateur booléen utilisé pour combiner les valeurs entre elles. Il peut choisir entre les opérateurs booléens ET, OU, SAUF et OU EXCLUSIF,
• Opérateur de troncature de type « contient », « commençant par » ou « se terminant par », ...

Afin de guider l’utilisateur dans la prise en main des formulaires de recherches, il est possible de lui proposer des instructions d’aide, sous la forme d’info bulles contextuelles ou tout simplement de mettre en ligne le guide utilisateurs.

Les vues (interfaces) d’eDip sont entièrement et simplement paramétrables. Des présentations simples et conviviales peuvent être mises en oeuvre, comme des présentations plus riches, en adaptant les interfaces aux utilisateurs à qui elles sont destinées :

• Affichage des résultats sous la forme de listes ou de tableaux,
• Affichage des résultats sous la forme d’un plan de classement, organisé comme une arborescence Windows,
• Affichage en vis-à-vis notamment pour la fiche détaillée, module(s) intégré(s), indicateurs d’activités, ... ).

Votre système de GED va vous permettre de GERER votre information documentaire tout au long de la vie de celle-ci :

• Pendant la vie active du document, la GED vous propose des PROCESSUS (ou workflow) qui permettent de faire circuler les documents pour compléter/modifier leur indexation ou leur contenu, générer un document complémentaire (réponse à un courrier), prononcer une validation ou un refus (facture)…,
• A l’issue de la durée de vie du document, la GED vous permet de décider du sort final du document (destruction, versement vers un support différent),
• D’abord indexé, il est plus facilement retrouver par tous les utilisateurs.

• Mettez à disposition de vos collaborateurs certaines informations sélectionnées au travers de paniers,


• Retrouvez vos indicateurs et ceux de votre équipe à partir de votre espace personnel (statistiques, alertes, workflow, documents partagés, ...),
• Effectuez des commentaires, des Annotations, sur les documents,


• Accédez à vos espaces collaboratifs.

 L’offre DIP Systèmes permet de mettre à disposition différentes fonctionnalités de diffusion d’information en standard tel que :

• Envoi par mail de documents et de informations descriptives

• Connecteur MS SharePoint : Synchronisez votre base eDip avec une ou plusieurs bibliothèque(s) MS SharePoint,
• Module DSI/P : Mettez en place une politique de diffusion sélective d’information en mode PUSH ou PULL,
• Module OAI : eDip peut être moissonné par des entrepôts OAI.

Dans le cadre du suivi des activités, la solution propose différentes options de génération de statistiques pouvant être directement mise en forme graphiquement au sein de l’interface ou interprété à partir d’un fichier MS Excel.

Grâce à des indicateurs en temps réels :

• Bénéficier de tableaux de bord avancés sur vos activités et celles de vos équipes,
• Assurer la pertinence de votre fonds,
• Justifier l’activité de vos services grâce aux statistiques d’utilisation.

• Accédez à vos données en mobilité sur des supports de type tablette ou smartphone,
• Consultez vos documents en mode déconnecté, grâce au module eDip Autonome. A partir de la génération d’une image de la solution déposée sur un support amovible : clef USB, CD-ROM, DVD, Blu-Ray.

L’architecture d’eDip est une architecture ouverte du type 3 tiers se basant sur les standards (Webservice SOAP, XML, SQL, …). De ce fait, eDip peut s’intégrer à d’autres applications métiers et inversement. eDip offre l’accès à un ensemble d’API via son architecture Web Service SOAP. Tout langage moderne (JAVA, VB.Net, C#, PHP, etc. …) peut bénéficier de cette puissance permettant ainsi à des applications tierces de communiquer avec eDip.

La suite eDip permet de s’interfacer à divers portails du marché tels que DNN, SharePoint, … eDip, grâce à une suite cohérente, permet une valorisation et un contrôle total de l’information et de la documentation d’entreprise.

La gestion des utilisateurs s’effectue via l’outil d’administration eDip. Pour simplifier cette gestion, il est possible de synchroniser l’annuaire eDip avec un annuaire de la norme LDAP ou Active Directory.

Dans le cadre de la mise en oeuvre d’une politique de sécurité et d’un cloisonnement de l’accès à l’information, les utilisateurs sont rattachés à un ou plusieurs profils et peuvent également être organisés au sein de groupes d’utilisateurs. Les profils permettent de gérer de façon très fine différents niveaux de droits :

• Sur les aspects fonctionnels (saisie, recherche, consultation, panier, listes d’autorités, …) suivant le type de document,
• Sur l’accès ou non à certaines interfaces de recherche, saisie, consultation,
• Sur des restrictions d’accès aux données de la base,
• Sur des restrictions d’accès aux documents (versionning, cryptographie).

eDip est accompagné de son module d’administration inclus dans l’offre standard. Celui-ci constitue un générateur graphique d’applications documentaires (atelier de génie documentaire). Ce module permet au client qui le souhaite de bâtir facilement et aisément tout type de base ou encore de faire évoluer la structure d’une application existante sans forcément devoir faire appel à l’éditeur.

Le module d’administration permet entre autre de :

• Gérer les utilisateurs et leur droits (profil) sur les diverses applications,
• Créer de nouvelles bases documentaires,
• Gérer et faire évoluer la structure des bases en cours d'exploitation (création, modification, suppression des champs et de leurs propriétés),
• Paramétrer les vues de recherche, de saisie, d’affichage des résultats (liste, tableau, fiche),
• Mettre en place les contrôles à la saisie,
• Mettre en place les listes d’autorités et thesaurus,
• Gérer les statistiques liées à l’utilisation d’eDip.

Collecte de données et d’enrichissement

• eDip Mail : Fonctionnalité d ’archivage et d’indexation automatique des mails (contenus des mails et pièces jointes),
• eDip Spool : Fonctionnalité d’archivage d’états informatiques (Bulletins de paie, états comptables, SAP, AS400, …),
• eDip for Word : Facilitant et automatisant l’intégration de documents Word dans eDip à partir d'un modèle au format .dotm. Cet assistant est couplé aux fonctionnalités IndexMetadata,
• eDip IndexMétadata : Fonctionnalité de récupération de fichiers, et de leurs métadonnées associées, déposés dans une arborescence Windows.

Diffusion et valorisation de l’information :

• eDip PubliWeb : Fonctionnalité de valorisation de l’information par la génération de produits documentaires tels que des revues de Presse , listes de nouveautés, dossiers documentaires, newsletters, …,
• eDip DSI : Fonctionnalité de Diffusion Sélective de l’Information sous la forme d’alertes mails ou de flux RSS,
• eDip Portail : Interface web entièrement paramétrable qui fédère les différentes sources d’informations de votre entreprise (Ged, RSS, Données structurées, Push, Newsletters…),établi en DotNetNuke (CMS),
• eDip OAI : Fonctionnalité de gestion d’un fonds de publications scientifiques permettant de réaliser un export , au format XML Dublin Core, des données et de la GED stockées dans votre base de données eDip,
• eDip Autonome : Solution permettant de consulter des données eDip en mode déconnecté, à partir de la génération d’une image de la solution déposée sur un support amovible: Clef USB, CD-ROM, DVD, Blu-Ray,
• eDip for MS SharePoint : eDip peut être synchronisé avec une ou plusieurs bibliothèques MS SharePoint,
• CDC Fast : permettant la signature électronique, la télétransmission, cryptographie du document et l’archivage légal.

Autant d’automatismes qui peuvent être proposés et qui permettent d’éliminer les tâches répétitives , à faible valeur ajoutée ou encore consommatrice de temps.