Bâtissons ensemble la solution de Gestion Electronique de Documents qui vous ressemble ! 

 

+ Veille
+ Gestion photothèque
+ Gestion documentaire
+ Gestion de documents multimédias
+ Revues de presse & publication Web
+ Diffusion sélective d’information
+ Portail documentaire

+ Assurer une interactivité forte avec les usagers
+ Valoriser et enrichir l’information
+ Multiplier les canaux de diffusion
+ Soutenir la modernisation par le développement de l’offre numérique
+ Limiter la dépendance des documentalistes avec la ressource informatique
+ Rendre compte et évaluer


Présentation

Notre solution DIP Systèmes est une boite à outils possédant diverses fonctionnalités documentaires et de gestion de contenus. Grâce au moteur eDip et à ses modules complémentaires, nous mettons à votre disposition un applicatif sur mesure répondant à vos besoins en Gestion électronique de documents !



Gestion de la sécurité et des habilitations
La gestion des utilisateurs s’effectue via l’outil d’administration eDip. Pour simplifier cette gestion, il est possible de synchroniser l’annuaire eDip avec un annuaire de la norme LDAP ou Active Directory.

Dans le cadre de la mise en oeuvre d’une politique de sécurité et d’un cloisonnement de l’accès à l’information , les utilisateurs sont rattachés à un ou plusieurs profils et peuvent également être organisés au sein de groupes d’utilisateurs.

Les profils permettent de gérer de façon très fine différents niveaux de droits :

  • Sur les aspects fonctionnels (saisie, recherche, consultation, panier, listes d’autorités, …) suivant le type de document,
  • Sur l’accès ou non à certaines interfaces de recherche, saisie, consultation,
  • Sur des restrictions d’accès aux données de la base,
  • Sur des restrictions d’accès aux documents (versionning, cryptographie).



Acquisition et enrichissement du fonds
Associez et gérez n’importe quel type de fichiers :

  • Des fichiers bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Open Office, textes, PDF texte ou OCRisés),
  • Des images (tiff, jpg, png, bmp, gif, raw),
  • Des fichiers audios et vidéos (mpeg, avi, ...),
  • Des plans (autocad), des fichiers compressés (zip, rar), XML. En standard, la puissance du moteur eDip vous offre la possibilité de gérer vos différentes typologies de documents au sein d’une ou de plusieurs bases d’informations.
Faciliter la collecte et l’indexation :

  • Pilotez un scanner en toute simplicité dans le cadre d’imports de masse,
  • Intégrez vos différentes sources d’information : agrégateur de presses, bases de données professionnelles,
  • Contrôlez l’indexation : eDip dispose d’assistants de saisie tels que les dictionnaires, le thésaurus, les listes d’autorités, les listes déroulantes, … permettant d’utiliser un langage contrôlé. eDip est compatible avec la norme Z47 100 concernant le thésaurus intégré.
Evitez la re-saisie d’information et facilitez l’intégration grâce aux modules eDip :

  • Module Import : Connecteur bases de données professionnelles, connecteur agrégateurs de presse, applications externes,
  • Module Indexmétadata : Indexation puis au classement automatique des documents déposés dans un répertoire partagé.

Technologie ouverte et normalisée

  • Serveur MAIL : compatible SMTP,
  • Poste utilisateur : tout type de navigateur (IE 8 à 11, Firefox, chrome ...),
  • Serveur d’application : Win 2008 R2 ou 2012 R2 / IIS 7 / Framework.net 3.5,
  • Gestion des utilisateurs : compatible LDAP,
  • Moteur d’indexation : OpenText BRS, Connectivité ODBC vers tout SGBD/R (SQL Server, Oracle, MySQL).
eDip est un système ouvert se reposant entièrement sur les normes :

Echange de données
  • HTTP/HTTPS (web) pour le navigateur,
  • SOAP pour les échanges avec les Web services,
  • ISO 2709 pour les importations,
  • Protocole OAI pour le moissonnage,
  • Format Unimarc pour les échanges de notices bibliographiques.
Indexation
  • Norme AFNOR Z47-100 pour le thésaurus intégré,
  • Dublin core natif raffinable,
  • Structuration des données,
  • SQL Serveur pour les base de données,
  • Format XML de tous les fichiers plats utilisés.
Annuaires
  • Annuaire LDAP,
  • Active Directory,
  • Architecture 3/3.


Collaboration
Grâce à différentes fonctions collaboratives, mettez vos utilisateurs au centre de l’information :

  • Espaces personnels alimentés en fonction de leurs centres d’intérêts,
  • Espaces collaboratifs facilitant les échanges autour de documents de travail ou de projets,
  • Gestionnaires des paniers pour le partage de sélections de documents,
  • Fonction de commentaires, d’annotations sur les notices et documents.



Recherche et consultation
Définissez vos formulaires de recherche par rapport à votre métier et à la typologie des documents gérés. Différentes interfaces peuvent être proposées et adaptées en fonction des besoins :

  • Recherche plein texte,
  • Recherche multicritères (opérateurs booléens intra/inter-champs, opérateurs de troncatures),
  • Recherche par mots clés (mode Google),
  • Recherche par rebond,
  • Historique des recherches permettant de sauvegarder et de combiner les requêtes lancées,
  • Consultation sous la forme d’une liste, d’un tableau, d’un plan de classement.
En complément et afin de donner des commodités aux utilisateurs ont retrouvera également des options naturelles permettant d’organiser les données lors de la consultation : regroupements par valeur, tries, et affinage par le biais de filtres.



Diffusion sélective d'information & produits documentaires
Grâce au module DSI/P, mettez en oeuvre votre politique de diffusion et de valorisation de l’information. Que ce soit dans le cadre de la mise en oeuvre d’un système d’alerte sur une application eDip, ou tout autre application fonctionnant avec SQL Server, ou encore dans le cadre de la réalisation et de la diffusion des revues de presse et/ou produits d’informations.

  • Tenez informé vos utilisateurs de l’évolution du fonds grâce à des alertes en mode PUSH et PULL,
  • Multipliez les formats et les moyens de consultation de l’information (mail, RSS, Web),
  • Offrez un outil de gestion central des alertes afin d’éviter la multiplicité des systèmes.
  • Produisez des lettres d’informations spécialisées et automatisez leurs diffusions,
  • Faites la promotion de vos activités grâce à des publications chartées,
  • Donnez accès aux revues de presse diffusées sur des supports mobiles.



Indicateurs et statistiques
Dans le cadre du suivi des activités, la solution propose différentes options de génération de statistiques pouvant être directement mise en forme graphiquement au sein de l’interface ou interprété à partir d’un fichier MS Excel.

Grâce à des indicateurs en temps réels :

  • Bénéficiez de tableaux de bord avancés sur vos activités et celles de vos équipes,
  • Assurez la pertinence de votre fonds,
  • Justifiez l’activité de vos services grâce aux statistiques d’utilisation : sur les documents les plus téléchargés, les requêtes effectuées, les mots-clés les plus recherchés, les documents les plus consultés, …
  • Suivez l’évolution de la consultation des panoramas de presse réalisés.



SIGB - Gestion de bibliothèque
Couplez les fonctionnalités d’eDip avec le SIGB eBiblio : acquisition, abonnements, réception, bulletinage, catalogage, prêts et circulations, ainsi que l’administration des fournisseurs, suivi d’un budget et de l’activité, notamment par la génération de statistiques de gestion.

Les lecteurs consultent le fonds géré à partir d’eDip, qui devient l’OPAC (Online Public Access Catalog) de votre système.

Automatisez la collecte d’informations grâce à :

Indexmetadata > Indexation puis au classement automatique des documents déposés dans un répertoire partagé.
Mail > Traitement et classement automatique des mails, de leurs contenus ainsi que de leurs pièces jointes.
For Word > Facilite l’indexation de documents issus de MS Word.
Spool > Indexation et stockage automatique d’états informatiques provenant d’applications externes (ERP, CRM,…).

Valorisez votre fonds grâce aux modules eDip :

Portail documentaire > Centralisez la totalité des informations concernant l’activité du centre de documentation au sein d’un portail documentaire dynamique.
OAI > Fonctionnalité de gestion d’un fonds de publications scientifiques permettant de réaliser un export, au format XML Dublin Core, des données et de la GED stockées dans votre base de données eDip.
MS SharePoint > Synchronisez tout ou une partie du fonds issu d’eDip avec une ou plusieurs Bibliothèques MS SharePoint.

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