Qu’est ce que la GED ?


Lors de la conduite de projet de GED, on retrouve très souvent certaines notions. Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous revenons sur des termes régulièrement employés et abordons en deuxième partie certains aspects stratégiques
qui peuvent conditionner la réussite d’un projet.

 

Définition
On peut définir la GED ou Gestion Electronique de Documents comme un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ». Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise.
Enjeux organisationnels et stratégiques


D’un point de vue organisationnel et stratégique, la mise en place d’un système de gestion de documents permet de :

+ Localiser plus rapidement l'information
+ Eviter la perte de documents et d'informations
+ Eviter le redoublement des processus/procédures
+ Renforcer la communication et l’échange
+ Optimiser les processus d’édition et de diffusion des documents. 

Enjeux techniques et opérationnels


D’un point de vue technique et opérationnel, la mise en place d’une solution de GED garantit :

+ La pérennité des documents et de leur support
+ L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur différentes plate-formes et pour des usages divers
+ La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès
+ La traçabilité : « retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen d’identifications enregistrées ».


Quelques notions régulièrement utilisées dans des projets de GED :


Dématérialisation

La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu'à la création de « bureau sans papier » ou « zéro papier » quand la substitution est complète. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm).



« Cycle de vie » du document

Le document numérique ne se traite pas comme un document papier. Il nécessite un ensemble de procédures adaptées.

L’acquisition des documents numériques
Pour que l’information puisse être gérée par un ordinateur, elle doit être disponible sous forme numérique. Il existe trois modes d’acquisition :

  • l’acquisition directe de documents numérique (MS office, PDF, photo, vidéo, audio, plan, fichier compressé, …)
  • La collecte et l’assemblage de documents déjà numériques . Il suffit alors de les rassembler, les indexer et les convertir en un format unique.
  • La numérisation des documents. « La numérisation permet de passer d’un support physique (image, texte, …) à un support numérique.

La création
La création du document numérique peut être le résultat d’un traitement automatisé , ou le résultat d’une numérisation de documents papiers. Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir des consignes pour la création et la mise en forme du document pour pouvoir en garantir l’exploitation ultérieure.

  • L’enregistrement. Cette phase correspond à la « mémorisation du document pour des utilisations ultérieures (conservation, diffusion, archivage) » ; on peut également inclure un système de workflow lors de l’enregistrement.
  • Le classement. Il est nécessaire de ranger le document dans un espace informatique (serveur, …) accessible aux utilisateurs. On parle alors des critères de classification permettant de garantir l’adéquation entre les besoins des utilisateurs et les informations remontées . Ces mêmes critères sont indispensables à la construction du plan de classement.
  • L’indexation. On détermine alors les termes et les expressions clés pour pouvoir retrouver le document dans le système de classement par la suite.

La gestion
La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après sa création. On parle souvent de sécurité et de droits d’accès (cela peut passer par des opérations de cryptage, de restriction d’actions sur le contenu ou d’occultation de champs). Il s’agit de rendre le document accessible aux personnes autorisées. Le document numérique étant facilement reproductible et modifiable, il est également nécessaire de pouvoir gérer les différentes versions de ce document.


La diffusion
On distingue deux techniques de restitution du document :

  • le mode pull : c’est le fait de mettre à disposition des documents et de laisser l’utilisateur chercher dans la base. Il doit alors se connecter au système de GED.
  • le mode push : c’est la distribution du document. Le système transfère automatiquement les documents (souvent par la messagerie électronique) à ses destinataires.

La conservation
L’objectif de la conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de comprendre et de communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilité des documents numériques et de ses composants.


« Record Management » et « Archivage »

A ne pas confondre, le Records Management et l’Archivage qui ont chacun pour objet la gestion du cycle de vie du document .

  • Le record Management est mis en oeuvre pour répondre à des besoins de type légal et juridique. Il est destiné à la gestion des documents présentant une valeur probante et aux documents vitaux pour l’entreprise . La fonction de signature Electronique est généralement étroitement associée à cette terminologie.

  • L’archivage renvoie par ailleurs à la gestion des archives présentant un intérêt pour la recherche et l’histoire . On parle alors de SAE, Système d’archivage Electronique.

Un SAE … interdit la modification des documents ; peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs ; interdit la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict ; comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation (DUC/DUA) ;

Ainsi, Archivage et Records Management s’intéressent tous deux aux documents d’archives mais considérés à des âges différents . Le schéma suivant permet d’identifier les différentes étapes du cycle de vie des archives.

Archives courantes (Record management) => Archives intermédiaires (Record management) => Archives Historiques (Archivage)


« Workflow »

On appelle "WorkFlow" (traduisez littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqué dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel). Le terme de Workflow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier.

Un processus métier représente les interactions sous forme d'échange d'informations entre divers acteurs tels que :

  • des humains,
  • des applications ou services,
  • des processus tiers.

De façon pratique, un WorkFlow peut décrire :

  • le circuit de validation,
  • les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus,
  • les délais à respecter,
  • les modes de validation

Il fournit en outre, à chacun des acteurs, les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale, de la proposition du rédacteur à la validation par le responsable de publication :


L'exemple ci-dessus est une représentation très schématique de ce que pourrait être un workflow de publication de document sur un intranet à l'aide d'une interface de publication :

  • Le rédacteur propose un article au chef de rubrique
  • Le chef de rubrique regarde le document et le valide
  • Le rédacteur en chef trouve que le document possède des éléments incompatibles avec l 'actualité et retourne le document au rédacteur
  • Le rédacteur revoit sa copie et la soumet au chef de rubrique
  • Le chef de rubrique corrige quelques coquilles et transmet l'article au rédacteur en chef
  • Le rédacteur en chef valide le document pour une publication en ligne

Typologies de workflow

On distingue généralement deux types de Workflow :

  • Le workflow procédural (aussi appelé workflow de production ou workflow directif) correspondant à des processus métiers connus de l'entreprise et faisant l'objet de procédures pré-établies : le cheminement du workflow est plus ou moins figé ;
  • Le workflow ad hoc basé sur un modèle collaboratif dans lequel les acteurs interviennent dans la décision du cheminement : le cheminement du workflow est dynamique.

Moteur de workflow

Le moteur de workflow est l'outil permettant de modéliser et d'automatiser les processus métiers de l'entreprise. Ce type d'outil permet ainsi de formaliser les règles métier de l'entreprise afin d'automatiser la prise de décision, c'est-à-dire la branche du workflow à choisir, en fonction du contexte donné.



Quelques aspects stratégiques en conduite de projet :


Le format de fichiers

Lors de la mise en place d’une solution de GED, le choix du format d’enregistrement des fichiers doit se faire en fonction des besoins et des usages répertoriés au sein de l’entreprise :

  • Modification/réutilisation des documents
  • Nécessité d’une gestion des versions de documents
  • Modalités de création ou d’acquisition
  • Pérennité dans l’accès aux documents
  • Interopérabilité entre les plates-formes
  • Assemblage de fragments divers au sein d’un même document
  • Intégration de documents multimédia : comprennent des textes, des images fixes ou animées, des vidéos, des fichiers audio


L'indexation


L’indexation d’un document
consiste à décrire celui-ci pour permettre son exploitation. C’est une des étapes cruciales de la GED. Elle doit être « la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence ». Il est important de concevoir une politique d’indexation (construction des index et leur maintenance dans de grandes bases documentaires).

Il existe deux grandes catégories d’indexation :

  • l’indexation classificatoire : consiste à donner une description externe et synthétique du document.
  • l’indexation par concepts ou par langages combinatoires : consiste à donner une description du contenu du document.

Les langages combinatoires se divisent en deux parties :
  • les langages libres qui sont constitués à partir des concepts des documents enregistrés. Ils utilisent les mots clés et les descripteurs libres.
  • les langages contrôlés, l’objectif est de représenter le document à partir d’une codification univoque (liste de termes contrôlés). Ils utilisent les listes d’autorités et les thésaurus.

La construction du thésaurus
L'AFNOR définit le thésaurus comme un « langage documentaire fondé sur une structuration hiérarchisée d'un ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont représentées par des termes d'une ou plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par des signes conventionnels » (AFNOR 1987).

Les langages combinatoires sont plus complexes à mettre en place, cependant, ils offrent une indexation beaucoup plus pertinente pour des entreprises qui travaillent sur des sujets précis et homogènes.

On pourra également noté que la mise en place d’une méthodologie associée au formulaire d’indexation est indispensable et présente une forte valeur ajoutée. Cette démarche fait régulièrement ses preuves en conduite de projet car elle harmonise les pratiques de travail des utilisateurs et diminue la résistance au changement . Plus rapidement la méthode est adoptée, plus la pérennité du système est garantie.

A terme, l’efficacité du moteur de recherche ainsi que la facilité de consultation du fonds en dépendent !


« La conduite du changement »

Tous projet informatique à un impact significatif sur une organisation et ses pratiques de travail. Parce que la réussite d’un projet informatique est tout d’abord conditionné par son adoption , il est indispensable de conduire le changement à chaque étape de la réflexion.

1) Anticiper les résistances
Il faut penser à la conduite du changement dès même la réflexion stratégique du projet. Cela passe par une cartographie précise de tous les acteurs (actifs et passifs) de l'entreprise, puis par l'étude de chaque sous-population et de leurs caractéristiques, afin de définir à quel moment, et qui en particulier sera le plus fragile face au bouleversement de l'organisation.

2) Anticiper les ressources et les charges
Former deux ou trois groupes d'utilisateurs, au sein de l'entreprise, c'est un strict minimum. L'idéal étant de nommer un chef de projet qui prendra la casquette de Change Leader : cette personne et son équipe dédiée auront alors pour mission de sécuriser le déploiement du projet et seront les interlocuteurs privilégiés en cas d'inquiétude ou d'interrogation de la part des autres collaborateurs de l'entreprise.

3) Communiquer en interne
Aucune population de l'entreprise ne doit être oubliée. Ainsi, pour toucher tous les acteurs de l'entreprise, le plus judicieux est de créer un réseau interne et, surtout, de l'animer. Cela permet de rendre le projet concret auprès de tous les collaborateurs, que ce soit au niveau local, régional, national ou international. Cette transparence permet de transformer les résistances en opportunités.

4) Adopter une méthodologie
La conduite du changement répond à différentes étapes à définir en amont : la phase de cadrage ; l'analyse des impacts ; la définition de la stratégie ; puis enfin la mise en place. En établissant une feuille de route adaptée aux spécificités de l'entreprise et à celles de ses équipes, en tenant compte du calendrier social, on s'assure une fois de plus l'adhésion de toutes les parties prenantes.

5) Reconnaître et saluer l'adaptabilité
La dernière phase, une fois la transformation opérée, est d'évaluer les bonnes et mauvaises pratiques liées au changement. En plus de permettre de tirer les leçons de ce qui s'est passé, cela doit s'accompagner de la valorisation du changement et du comportement des équipes. Il ne faut pas hésiter à communiquer sur les bons résultats et sur la bonne adaptation de tous.


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